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特约通讯员档案
| 陕西彬长矿业集团有限公司孟村分公司加强企业档案安全管理 | |||
| 煤炭资讯网 | 2013-10-29 13:39:36 安全专题 | ||
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本网讯 企业档案是企业在生产经营管理过程中形成的各类文件材料、图像、图表等具有保存价值的各种载体的科技文化财富，对企业持续快速发展具有不可再生的参考凭证作用。为了保证企业档案归档齐全完整，规范企业档案形成单位文件材料程序的管理，孟村分公司安全部加强安全文件材料管理，制定了文件材料管理制度，规范收集分类保管，为做好企业档案安全管理工作打好基础。
首先孟村分公司安全部成立了机构组织，指定了兼职档案员，负责文件材料的收发、登记、传阅、存档等系列详细程序的管理。
其次建立台账记录本。安全部制定了本部门文件材料收集范围，如本单位业务范围内文件、各种原始记录、报表、合同、专项工作安排及总结、参加会议收集到的文件材料等。并按照收集范围做好各类文件材料的分类登记，建立了各类文件材料专属台账目录，便于统计和查找。
规范文件材料传阅管理。文件材料传阅本着急件急办、一般文件抓紧传办的原则，兼职档案员按照领导签批意见将文件送给第一位阅办人员，第一位签阅签名后交给下一位阅办人员，最后传阅者应及时将文件交回管理人员处，形成闭环式传阅管理。
做好文件材料分类保管。兼职档案员负责将办理完毕的文件材料按不同的分类和序号分别归在相应的文件分类盒内，定期清点核查，做到保管齐全完整，清楚整洁，方便检查、查找。
严格做好保密和借阅工作。要求管理人员严格遵守保密规则，增强保密自觉性，不得丢失和随意泄露文件材料内容。需要借阅文件人员，须向兼职档案员办理借阅登记手续，避免混乱丢失。
最后按期做好及时归档工作。规定每年3月初把对本单位工作有查考价值的安全文件材料收集整理，填写移交目录，及时归交孟村分公司档案室，为分公司安全档案资料的齐全完整提供基础保障。
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