随着计算机技术和网络技术的发展，企业档案管理作为信息源的重要组成部分，必然成为企业精细化管理不可缺少的一部分。随着企业的不断发展壮大，企业档案资料也会越积越多，迫切需要企业加强档案管理工作的信息化建设，提高档案资料的管理效率和开发利用程度。在档案事业“十二五”规划中，我国也明确提出信息化建设要求。因此，企业应结合自身档案管理工作的特点，培养档案信息化专业人才，加强管理工作的创新，使档案信息化工作为企业各方面工作提供更加优质的服务。

        一、企业档案信息化建设是档案管理改革的必然趋势

       

      所谓档案信息化管理，就是在档案管理活动中充分应用现代信息技术，对档案信息资源进行有效管理，提高服务质量的过程。在这一过程中，企业应该从以档案实体资料为工作重心的模式转换为以档案信息为工作重心的模式上来。随着信息时代和知识经济时代的到来，企业档案信息化建设已成为档案管理工作发展的必然选择。

       

     首先，企业档案信息化建设适应了企业发展的要求。当前，移动通信技术和云计算的日益融合，给管理者能够突破地域和网络的限制，随时随地对企业信息动态进行跟踪观察。在这种情况下，档案管理部门也应该具备参与处理大数据的能力，通过对档案信息进行处理，从馆藏档案中获取大量有价值的信息资源，可大幅提高档案的可用性，从而为企业的生产经营提供更丰富准确的信息资料。

     

      其次，企业档案信息化建设满足了企业档案利用的需要。随着知识经济浪潮的兴起，人的主观能动性获得充分尊重。在这种条件下，档案管理工作就应该能够提供满足于企业不同部门以及企业不同利用者的个性化需要。档案管理改革，将档案资料进行细化分类，开发一系列档案管理系统软件相关功能，并通过统计和分析档案使用者，为他们提供更具有针对性的档案服务，能够提高档案资源的共享效率。

      

      最后，企业档案信息化建设能够促进企业档案管理工作的持续发展。通过档案管理改革，可以完整系统地保存档案信息，充分利用网络系统、操作系统和数据库提供的条件，来完成档案管理业务流程的集成和信息资源的共享，从而为高效及时地运用档案信息资源提供决策创造了条件，有利于进一步完善企业数字化信息资源建设，真正实现档案即时管理、整合资源、共享数据财富的目标。

     

     （一）优化档案管理业务流程

      首先，企业应该理清档案信息流在各个环节的流转，理清各个业务工作与信息相关环节操作程序规范，对档案信息资源产生的环节、产生并存储的地址以及长期保存的方式方法等方面进行记录，如档案接收、管理、利用等方面产生的信息等。其次，要建立和完善相应的数字化档案管理标准，制定贯穿档案管理全过程的规章制度和操作规范，将档案管理程序化和管理量化。

     

     （二）整合数字化档案资源

       档案资源质量直接影响着档案信息管理与档案信息服务的效果，档案管理部门应对企业在生产管理方面的信息进行整合，将企业实体档案信息进行数字化操作，做好存量信息资源的整合。一般而言，企业档案主要包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案、内部资料及科技图书等，档案管理部门应该根据档案资料的性质对档案做好数字化处理，使企业档案自来哦成为一个有序化、一体化、合理化的整体。

    

    （三）拓展档案资源服务能力

      企业档案工作的价值与功能就是能为有需求的服务对象提供准确、足量的档案信息以作决策参考。当前，企业档案工作所提供的服务主要为传统的借阅方式,如档案原件、档案复印件、档案检索等，应进一步拓展其服务功能，如网上浏览查询机下载、数据备份、数据维护等功能。同时，还应该进一步扩充其服务内容，针对具体用户的具体需求和过程提供个性化服务。

      

     （四）建设档案信息化管理系统

       企业档案信息化管理系统建设是一个长期系统的工程项目，需要充分体现可行性和可操作性。企业应该结合自身生产经营管理的特点，分析出档案信息化管理系统的功能性需求、性能需求、稳定性及安全性需求等方面，结合实际情况来进行档案信息化管理系统建设。如针对煤炭企业的工作模式，档案信息化管理系统可包括文档管理系统和档案管理系统两个模块，前者主要是企业各部门处理日常文档的地方，后者应该包括文档管理、收集整编、档案管理和开发利用、系统维护、网站与交流等方面的功能。

      

      （五）建设信息化档案管理人才队伍

       在信息时代，档案管理人员的工作对象从有形的档案实体扩展到数字代码，工作方式也从传统的档案管理模式演变为网络模式，工作角色也从被动管理档案到主动提供档案服务。面对档案信息化带来的挑战，应迫切加强企业档案人力资源建设。首先，档案工作者应该不断学习信息技术、网络技术，适应档案信息化时代的新要求。其次，要加快引进与档案管理工作直接相关的档案业务工作者、档案行政管理人员以及档案系统开发人员，完善档案管理人员结构。

     

      信息化时代的到来给企业档案管理工作带来了新的挑战。企业应结合自身生产经营管理特点，进行符合企业实际情况的档案信息化建设，完善企业档案管理的工作服务功能，使企业档案资源得到科学有序的整理、严格规范的鉴定、安全妥善的保管、充分合理的利用，从而实现企业档案工作的新飞跃。

作者：陕煤建司瑞能煤业 高 燕

编 辑：肖平