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| 川煤芙蓉劳务公司四项举措强化协同办公系统管理 | |||
| 煤炭资讯网 | 2020/4/25 14:52:58 经验交流 | ||
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【本网讯】为适应信息化办公要求，进一步推进无纸化办公，切实发挥信息化办公在企业管理中的重要作用，近日，川煤芙蓉劳务公司制定下发《协同办公系统管理办法》，强化了协同办公系统管理。 一是明确管理机构，强化管理职责。该公司协同办公系统由综合部负责日常和系统管理，建立健全系统运行及操作使用的相关规范和制度，负责用户、角色、底稿标题、套红模版、发文代字、印章的设立、增减、变更、注销等相关配置工作和文件（收、发、存）的管理工作，并根据使用人员的意见和建议，协调解决系统使用中出现的问题。同时，对各部门系统管理进行指导、监督。 二是规范公文流转程序，强化文件流转质量。该公司在《办法》中明确规定系统中的发文审批及收文处理必须按公文管理有关规定执行，对外部来文以及上级单位的签批意见处理笺应通过系统按收文处理，签阅文件必须将意见写清楚，除涉密文件和信访件，其余文件全部通过系统进行电子化流转，并要求所有工作人员应及时签阅系统文件，“待办事项”不超过 48 小时，“待阅事项”不超过- 4 - 72 小时；在工作日期间，收文人员应每天至少登录四次系统接收文件。同时规定所有发文经公司领导签发后不得擅自修改;若需修改，必须经文件签发人同意。 三是强化档案管理，做好调阅登记。该公司在《办法》中明确要求档案员定期把形成的电子公文、信息和材料通过档案管理模块进行归档。电子公文、信息和材料归档的范围、保管期限等参照国家关于纸质公文、信息和材料归档的相关规定执行，并切实做好电子档案调阅的登记工作。 四是强化安全保障，防止失密泄密。该公司在《办法》中还明确规定，凡参与电子公文、信息和材料收发流程的人员对公文、信息和材料的保密性、正确性、完整性、安全性、发布范围负责。同时还规定，在使用系统时，涉密信息原则上不在系统内发布，以防止造成失密泄密。
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