| 朱聿龙：浅谈档案管理的现状及对策 | |||
| 煤炭资讯网 | 2020/5/28 20:22:36 论文、言论 | ||
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摘 要：档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重类别划分，确保信息准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏与档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。
关键词：档案管理；现在；对策 引言：档案管理是一项具有管理性、政治性和服务性的管理工作，它不是物质财富的生产工具，而是对事业单位历史文件的科学管理，在事、企单位管理系统中尤为重要。 一、档案管理的重要性 在事、企单位的档案管理工作具有十分特殊的一种社会属性，已经成为了国家一项十分重要的档案管理制度，不管是对于个人来说，还是对于事业单位来说，档案管理工作非常重要，档案管理工作能够体现一定的社会价值，这一社会价值要求人们必须要对其进行高度视，要求档案管理人员只有意识到档案管理工作社会的价值，才能够在档案管理工作中对档案管理工作的原则进行把握，进而做好事业单位档案管理工作。档案管理工作对于社会价值的体现主要表现在档案中包含了职工个人详细的学历信息、工作年限以及身份信息等等材料，已经成为了个人十分详细人生经历的一个说明，能够很好的为用人单位提供一个依据以及客观参考的资料，最终为事业单位提供一个有力参考。除此之外，事、企单位档案已经成为了事、企单位职工晋升职位以及工资待遇十分有力的依据，用人单位在提升自身职工职位以及工资待遇的过程中，不仅仅要按照职工工作业绩以外，还要按照档案管理之中职工工作的年限等等基本信息来对职工的工龄进行确定，进而作为职工调级以及晋升的标准和重要的根据。因此，事业单位档案管理具有十分明显的社会价值。事、企单位的档案管理工作对于事、企单位以及职工自身具有双重作用，因此，工作人员必须要对档案管理工作自身所具有的作用进行详细介绍，做好档案管理工作对于事业单位以及职工具有十分重要的意义，必须要意识到档案管理工作所具有的重要性，在日常的档案管理工作中加强工作的力度，注重档案管理工作所具有的实效性。 二、档案管理的现状 1、对档案的重视程度不够长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。 2、人事档案交接手续不严密，重视不够档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。 3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。 4、档案管理人员对档案的重要性宣传不到位一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。 三、加强档案管理的对策 1、强化档案管理专业性培训 档案管理工作人员的综合素质和专业知识的水平直接影响着档案管理的水平。在认同档案管理重要性的基础上，事、企单位应聘用专业的档案管理人员对档案进行分类管理，并且鼓励工作人员参加相关知识的培训和自我学习，以提高其自身的综合素质，从而完善档案管理工作。 2、规范档案管理机制、完善管理制度 事、企单位档案管理的关键步骤是要完善档案管理所要遵循的规章制度，建立起较为科学和系统的管理体系。当前各事、企单位档案管理水平都有一定的提高，管理手段也不断的发展更新，这就要求我们必须在管理体系上与之相适应，把事、企单位的各个部门进行分类，明确职能，进行统一管 理，保证档案管理工作与事业单位的考核和发展同步。 3、构建良好管理制度，规范档案管理工作 档案管理的优化需要建立在完善的制度之上。一方面，档案管理机构需要建立完善的监督机制，加强监督检查工作。监督人员要定期对档案管理工作进行定期的检查。对于出现的管理问题，监督人员要给予指出，并要求工作人员进行完善。另外，监督工作还需要同工作人员绩效工作相结合，从而提高监督的效用。人力资源管理部门可以将监督人员提供的档案流失率作为绩效考核工作的参考和依据。这能够更好发挥监督工作的作用，从而避免档案流失与管理不善的情况发生。另一方面，档案管理机构要做好档案鉴定工作。工作人员要定期对档案进行鉴定，对于一些已经没有保存价值的档案进行处理。这有利于集中档案管理机构的人力与物力，对有效的档案进行管理与保存，从而实现管理质量的提升。 4、积极应用信息技术，提高管理的信息化水平 当前，信息技术不仅对生活方式产生深刻的影响，而且对档案管理工作发挥重要的影响。为此，档案管理人员应该积极利用信息技术，加强档案管理的信息化建设。工作人员可以利用档案管理软件和建立档案信息数据库，实现档案管理工作效率的提升。为了保证档案管理的信息化建设的顺利开展，档案管理机构应该投入资金引进先进的信息化设备。这些设备能够为档案信息化工作提供重要的物质基础与前提。另外，档案管理的信息化工作需要一支高素质的工作队伍。这就要求档案管理单位对工作人员进行培训，提升他们的信息技术水平。档案管理单位可以邀请相关领域的教师对工作人员进行培训，使他们掌握工作所需的技术与知识。这能够为档案管理的信息化建设提供重要的人才保障。 5、完善管理设施，创造良好的档案管理环境 如今，一些档案管理机构由于经济方面的因素，并没有为档案存放提供良好的设施。这给档案的安全与使用寿命都带来一定的消极影响。为此，档案管理机关应该做好管理实施的管理与建设工作，从而为档案的保存和利用创造良好的环境。档案管理机关可以积极向上级机构争取经费支持，以便为已有设施的管理和新设施的购买创造有利的物质前提。另外，档案管理人员还需要做好管理实施的保养工作。有效的保养工作可以延长设施的使用寿命，为档案管理创造良好的物质条件。 四、结束语 总之，科学技术的飞速发展，社会生产力的迅猛提高，信息化的容量越来越大，资料作为一种信息资源也显得愈来愈为重要。因此，档案管理工作者要树立责任重于泰山的思想意识，把档案安全放在管理工作的首位。这就要我们必须抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
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