| 林 慧：关于企业档案管理创新的思考 | |||
| 煤炭资讯网 | 2024/6/11 11:01:40 论文、言论 | ||
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“6月9日是国际档案日”，在这个关键的日子里，作为企业管理人员，必须认识到：档案是企业的重要信息资源，它记录着企业的发展历程，是企业管理文化内涵的一种表现形式。企业档案既是历史的记录者，也是未来发展规划的“导航者”。企业管理过程中，通过对档案的查阅、引用，可以对企业当下的管理、未来的发展做出科学的规划，因此档案管理创新工作具有十分重要的意义。企业档案管理创新，要注重档案信息资源的“开发”利用，将企业档案的收集范围、管理目标、综合利用达到最佳状态，为企业管理创新、科技创新、对外开放、安全发展提供有效信息，达到促进企业管理资源的科学合理利用、提高企业管理创新能力的目的。
一、企业档案管理创新要重视信息的开发和利用 档案是一个单位的成长记录，是这个单位的发展历史，是单位内涵及外在形象的体现。档案管理工作小到与我们每个人的工作和生活息息相关，大到关系国家方针、政策的制定和调整。企业档案管理的创新，要重视信息化的运用和数字化技术的推广，这样，档案管理工作才能有实质性、突破性的跨越。开发利用档案信息资源有利于了解档案的价值和作用。但在实际工作中，存在个别单位个别领导对档案工作不够重视和支持的问题，一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导也认为档案不能给本单位带来效益、出成果。事实证明，这是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值。 企业档案管理信息化的开发和利用，可以有效实现信息的开放性及共享性，能够提高工作的效率。一个单位档案的建立，必须做到有据可依、有证可查，切实做到对某一项工作的发展做出趋势性、前瞻性、正确性判断，或者通过数据分析，判断我们所做的决策是否正确，在一定程度上是与传统档案管理过程中的工作是不同的，在规划目标下，对档案信息资源进行相应的采集、整理、保存，使企业档案管理走向了数字化、现代化。我们知道，当今世界已进入知识经济和信息时代，档案作为一种信息资源，能够为企业生产、技术、科研和经营等活动作真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。在社会发展变化的今天，企业档案管理部门要对现有的管理方式进行丰富与创新，通过创新理论的应用，进一步完善档案信息化的开发和利用，运用信息化手段和技术，对单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管，建立科学的档案检索制度，提高档案收集效率，实现“三个突破”：在深化高效利用上求突破，在服务企业改革发展上求突破，在推动企业创新发展上求突破。要实现档案管理信息化水平的提升，必须看到三个差距：档案信息管理的意识有待加强，档案基础创新管理有待加强，档案服务于企业管理水平有待提高；在此基础上，必须提升档案创新管理的“三种认识”：提升“做好档案工作是应尽的责任和义务”重要认识，提升“做好档案信息化工作是可持续发展的需要和保证” 重要认识，提升“做好档案信息化工作是提升软实力的重要基础”重要认识。要突出依法治档，推进档案规范化建设；突出顺应时势，推进档案信息化建设；突出保密保护，推进企业档案管理安全化建设。在此基础上，要坚持档案管理的问题导向，补齐档案管理短板。要用担当的精神正视问题、解决问题，做到什么问题突出就着重解决什么问题，咬住目标不放松，治标与治本协同推进，努力在解决档案工作转型升级、实现档案工作提质增效等难点、焦点问题上取得突破。 抓好企业档案的信息化管理，必须完善企业档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善，应明确档案管理工作流程，并统一建立档案人员的约束与监督机制，避免人员出现不规范操作。档案管理跟日常的文件管理之间联系密切，可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室，根据文件资料的类别、时期等分别存放等。单位可依据办公室档案管理工作实际，成立档案管理工作领导小组，制定明确的档案岗位工作目标和职责，并把工作目标层层分解开，把责任落实到每一位档案管理人员身上。随着计算机技术的快速发展，在企业档案的日常管理工作中，很多地方都使用了计算机技术对文件进行处理，从而有效地促进档案信息化管理，这是促进档案管理工作顺利进行的基本保证，也是档案管理工作人员必须要加强注意的问题。 档案信息化建设主要是对知识资产进行客观化的管理。知识资产是档案管理过程中非常重要的内容，知识资产管理在后续档案管理工作的发展中起到了非常重要的作用。档案管理人员需要加强对知识资产管理的重视。必须加强对档案管理信息化的建设。在此基础上，建立全面的企业档案管理数字化平台，更好地将档案信息系统化、数字化。在平台建设的过程中要从实际情况出发，有目的、有规划地建设数字化平台以及档案管理信息软件平台。同时，还需要建立完善的档案资源管理数据库，这样就可以更好地进行收集、归档、整理，有效地保证档案信息管理与其他的信息能够更好地区分出来，并且可以进行无缝连接。建立企业档案数据库应该本着从低级到高级的过程进行，在企业档案信息化数据库建设的过程中，应该把档案管理的相关工作和计算机云技术这两者进行有效的结合，使其能够在一定程度上协调合作，把综合数据库及档案目录库进行相应的集合，只有这样才能进一步地形成网络开发式以及分布式的数据库，使档案信息化管理工作过程中的效率得到不断地提高。建立完善的档案信息化管理体系是开展档案管理各项工作的基础。对档案信息化管理的工作标准及目标要求进行明确的规定，以保障档案信息化管理能够有方向性的指导和必要的约束。要建立完善的开发利用体系。对档案资料的存储及信息咨询服务等一系列流程进行有效规范，开发有效的信息技术及检索工具。要建立规范运作的制度保障体系。要确保工作规范有序开展，提高信息化管理的技术水平，从而在有效实现信息化管理的基础上实现档案的科学化管理。 二、要提高管理人员的综合素质 档案信息是一种无形资产，是企业的宝贵财富。因此，企业要建立健全档案管理制度，有效保证档案工作信息化的实施。为使档案信息资源不流失，必须将档案管理工作纳入企业业务管理程序，纳入企业各业务部门、职能部门的职责范围和相关人员的岗位责任制。切实做到将企业档案管理工作纳入工作计划和发展规划、纳入科学管理制度、纳入相关人员的职责范围，切实做到在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 抓好企业档案管理水平的创新，管理人员的综合素质对档案管理工作的质量有非常重要的影响。在档案管理的过程中，应当突出创新精神、掌握创新方法、提升创新效果，管理人员要积极掌握新型的现代信息化管理技术，在管理的过程当中能够因地制宜创新档案管理的方式，借鉴先进的档案管理经验，掌握相关专业知识，并运用现代化手段对档案进行规范化管理。使档案管理工作能够满足国家规定的要求，保证企业档案管理过程中不会出现纰漏。在企业日常档案管理过程中，要突出人才队伍建设，要重视问题导向，不仅要遵循相关的法律，也要遵循相关的政策及企业管理规定，要建立完善档案信息化管理质量标准体系，保证档案工作完整、规范、良好运作。提高档案管理人员综合素质，各级档案管理部门要把精力集中到谋划事业发展上来，把真抓实干落实到抓发展、促发展上。首要牢固树立人才是企业档案管理创新发展的第一理念，要以创新发展为动力，统筹协调好档案事业宏观管理与保管利用、档案基础业务与档案信息化、档案安全保密与档案开放利用等方面的关系。通过档案人才作用的发挥，推行“绿色档案”管理理念，通过转变服务理念，提升服务意识，依法依规推动档案管理迈上一个新台阶。就当前档案管理工作来讲，大多数以电子档案形式或者是重要电子文件形式进行的，这在一定程度上标志着国家以及企业走向信息化时代。在这个时代，档案管理人员综合素质的提升，对档案管理效率的提高有着积极的作用。 提升档案管理人员的综合素质，要认真学习档案专业管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。同时，要对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能。在此基础上，要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度，加强档案管理的规范化建设，建立健全各项档案管理制度。要勤总结、勤改进、不断创新。针对档案管理工作越来越趋于信息化、专业化、科技化管理模式，档案管理人员必须具备专业文化知识、科技化管理手段以及正确的管理目标。同时还必须加强与其他各部门之间的沟通，了解每一个工作环节，随时根据工作进度来调整工作流程。 在企业档案管理工作中，人才、资金、技术、培训等多方面的投入必不可少，没有专业性人才，信息化、科技化推广就无从谈起。而缺少资金的保障，就无法采购新设备、新技术。没有信息化、科技化所需的技术，工作就会盲目，无法适应数字化、科技化的需要。如果没有培训保障，档案人员就不能更好地接受新知识、掌握新方法、熟悉新技能。在此基础上，要加强档案管理制度建设，让档案管理人员在对档案管理的过程中能够有章可循，管理更加规范有序。只有这样，才能将企业档案管理创新的目标落实到具体工作中。
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